Společnost Orgit je připravena plnit organizační zajištění akce dvěma odlišnými způsoby:

1. A) komplexní organizace akce

Společnost Orgit realizovala většinu svých dosavadních akcí komplexně od vytvoření plánu, zajištění marketingových aktivit až po realizaci všech služeb v místě konání akce. Participace společnosti pak spočívá v podílu na dosaženém zisku akce.

Hlavní výhody takového přístupu pro zákazníka:

• při plánování i rozpočtu akce bude využito kompletního know-how a zkušeností společnosti Orgit.
• společnost Orgit přebírá finanční rizika a je schopna zaplatit opce, rezervace prostorů a rezervace ubytovacích kapacit z vlastních investičních prostředků.
• pro akci je přidělen projektový manažer se zkušenostmi a praxí, který hlídá celý průběh zajišťování i rozpočet.
• Hledají se nejefektivnější varianty prostorových kapacit, subdodavatelů, výše a strategie ve vztahu k registračním poplatkům a volby přidaných služeb.
• Spol. Orgit vede kompletní účetnictví včetně účetnictví v cizích měnách, konverzí měn na mezibankovních měnových trzích v bezztrátových kursech atd.
• Veškeré administrační činnosti jsou dokumentovány v informačním systému přiděleném na danou akci.

1. B) dodávka jednotlivých dílčích služeb

Alternativou výše uvedeného přístupu je nákup jednotlivých dílčích služeb s tím, že se stanovují ceny na každou službu zvlášť. ceny jsou dle konkrétní aktivity hodinové, či za jednotlivé vyjmenované položky. Takto lze kombinovat více dodavatelských agentur, ale řízení, plánování a finanční zodpovědnost leží na bedrech projektového manažera na straně pořadatele.

Standardní postupy používané pro organizaci akcí

Na základě čtyřicetileté zkušenosti s organizováním kongresů CHISA byly ve společnosti Orgit, s.r.o. vypracovány standardní postupy pro zajišťování velkých akcí. Tyto postupy jsou rozděleny do určitých bloků jako např.: budování adresní databáze, webové stránky s interaktivní přihláškou, tisk a rozeslání 1.oběžníku, webové stránky s předběžným programem a interaktivní přihláškou účasti a ubytování, rozeslání 2.oběžníku, účastnické webové stránky, zajištění společenského programu, zajištění tisků (souhrnů, konečného programu, seznamu účastníků), apod.

Další služby

Společnost Orgit, s.r.o. zprostředkovává ubytování pro účastníky konferencí a kongresů, menší výstavky a další dílčí akce konané v rámci konference či kongresu (např. slavnostní večeře jen pro užší skupinu lidí, specializované sekce atp.).

Při zajišťování takovýchto akcí je řada činností, které je nutno objednat u subdodavatelů. Jen pro ilustraci popisujeme některé z nich:

• Grafické zpracování materiálů od vytvoření kongresového design protokolu až po tvorbu tiskovin a www stránek. Pro tyto účely spolupracuje společnost Orgit s dodavatelem grafických prací na špičkové úrovni.

• Služby cestovních kanceláří: zajišťování prohlídek Prahy a autobusových zájezdů

• Autobusoví dopravci: přeprava účastníků z letiště, přeprava účastníků na význačnější kulturní akce, posilování autobusového spojení ke Kongresovému centru, a pod.

• Dopravní podnik hl. města Prahy a.s.:  volné jízdenky MHD pro účastníky.

• Překladatelské služby: K dispozici jsou četné překladatelské služby např.: SPaT, Agentura SPA, Skřivánek, ITC-Jan Žižka, ATP CZ, s.r.o., atd.

• Tlumočnické služby na akce mimo kongresové prostory.

• Tiskárny: V Praze jsou četné kvalitní tiskárny. Lhůta pro tisk oběžníků je poměrně krátká, obvykle  1 týden.

• Firmy zajišťující pronájem stánků pro výstavky.

Orgit, s.r.o. shromažďuje informace o jednotlivých subdodavatelích a vyhodnocuje nejvhodnější nabídky co do ceny i kvality.

> Platební a storno podmínky